معرفی پلتفرم آنیمیت جهت برگزاری مجمع و انتخابات هیات مدیره سندیکا

شرکت سامانه‌های نوین ارتباطی با برند تجاری (آنیمیت، Anymeet) اقدام به طراحی و راه‌اندازی سامانه برگزاری مجامع جهت شرکت‌ها، انجمن‌ها و تشکل‌های صنفی و اجتماعی نموده است. این شرکت به عنوان کارگزار رسمی اتاق بازرگانی ایران جهت برگزاری مجامع، معرفی شده است.

از اینرو سندیکای صنعت برق ایران پلت فرم آنیمیت را که مورد تایید اتاق بازرگانی ایران است، جهت برگزاری مجمع و انتخابات هیات مدیره انتخاب کرده است. در این سامانه کلیه مراحل و اقدامات مرتبط با برگزاری مجمع به صورت آنلاین بوده و فرآیند برگزاری انتخابات هیات مدیره، بازرس، تایید صورت‌های مالی و همچنین انتخاب روزنامه رسمی برخط خواهد بود. 

*نحوه دسترسی به نرم افزار آنیمیت
دسترسی به نرم افزار آنیمیت از سه طریق امکانپذیر است. دریافت از طریق بازار، دسترسی از طریق نسخه وب اپلیکیشن و دانلود و نصب از طریق سایت آنیمیت. 

*نحوه ورود به سامانه
ورود به سامانه از طریق دریافت شماره تلفن همراه خواهد بود که می‌بایست بعد از ثبت شماره تلفن همراه، کد تایید به شماره شرکت‌کنندگان جهت حضور در مجمع ارسال خواهد شد. تصاویر شماره 1 تا 3 نحوه ورود به سامانه نشان داده شده است.



مرحله بعدی دریافت کد تایید است که از طریق پیامک برای شماره اعلامی ارسال می‌گردد. 



در مرحله سوم، با وارد کردن کد تایید دریافت شده مجوز ورود به اتاق مجمع صادر می‌شود.



لیست شرکت‌های واجد شرایط حضور در مجمع و انتخابات سندیکا از طریق سندیکا و با تایید اتاق بازرگانی ایران می بایست حداکثر یک هفته قبل از برگزاری مجمع در اختیار کارگزار اجرایی جهت ثبت و ارسال کد تایید قرار گیرد. شایان ذکر است لیست ارسالی از سوی سندیکا توسط کارگزار اجرایی از طریق استعلام از اتاق بازرگانی ایران راستی آزمایی خواهد شد.

فضای کلی اتاق وبینار مانند تصویر شماره 4 است. در نوار آبی سمت راست 3 ماژول وجود دارد. البته به تناسب نوع جلسات تعداد این ماژول‌ها متغیر خواهند بود. در قسمت پایین صفحه آبی رنگ، 6 دسترسی به کاربران داده شده است. در بخش پیام‌ها می‌توان با کاربران در ارتباط بود و حتی کاربران می‌توانند پیام‌های خود را بنویسند. در پایین بخش پیام‌ها تعداد کاربران نمایش داده می‌شود.



در تصویر شماره 5 ماژول مدیریت رای گیری نشان داده شده است. این ماژول با اعلام مدیر جلسه و شروع فرآیند رای‌گیری برای کاربران حاضر در جلسه فعال خواهد شد. تعداد انتخابات وابسته به دستور جلسه هر مجمع خواهد بود. درصورتی که فقط انتخاب روزنامه رسمی مدنظر مجمع باشد فقط آیکون انتخاب روزنامه کثیر الانتشار جهت رای‌گیری قرار داده می شود و درصورتی که انتخابات هیات مدیره و بازرس هم در دستور کار مجامع باشد هر سه آیکون طراحی خواهد شد. به صورت پیش فرض در تصویر شماره 3 هر سه آیکون نمایش داده شده است. 



به عنوان نمونه برای رای گیری در خصوص تعیین روزنامه کثیرالانتشار کاربران با انتخاب آیکون مربوط به انتخاب روزنامه کثیرالانتشار با دو سوال بله و خیر مواجه خواهند بود که با انتخاب هر یک از گزینه‌ها رای آنها ثبت و تا زمان اعلام پایان رای‌گیری، این آیکون فعال می‌باشد و بعد از اینکه پیغام پایان رای‌گیری در صفحه، نمایش داده شد به منزله پایان رای‌گیری خواهد بود و بعد از چند ثانیه نتایج بر روی صفحه نمایش داده می‌شود.



فرآیند انتخاب بازرس و هیات مدیره هم مشابه فرآیند انتخاب روزنامه کثیرالانتشار می‌باشد و با اعلام شروع انتخابات دسترسی کاربران به آیکون مربوط به هر فرآیند باز خواهد شد و کاربران می‌توانند با انتخاب افراد مورد نظر رای خود را ثبت کنند. شایان ذکر است در خصوص انتخابات هیات مدیره و بازرس که تعداد کاندیداها بیشتر است می‌توان مدت زمان نمایش اسامی کاندیداها را با کارگزار اجرایی هماهنگ کرد و بعد از مدت زمان تعیین شده پیغام پایان رای‌گیری بر روی صفحه، نمایش داده می‌شود و بعد از آن کاربران امکان ثبت رای نخواهند داشت. بعد از حدود کمتر از یک دقیقه نتایج آرا در صفحه نمایان می‌شود. ذکر این نکته ضروری است طبق اعلام کارگزار اجرایی امکان اضافه شده کاندیداهای جدید هم در طول فرآیند برگزاری مجمع و قبل از شروع رای‌گیری منوط به تایید ناظر اتاق بازرگانی ایران و همراه داشتن مدارک مورد نیاز، فراهم خواهد بود. در تصویر شماره 7 و 8 آیکون‌های مربوط به انتخابات هیات مدیره و بازرس نشان داده شده است.





شایان ذکر است در صورتی که طبق روال سنوات گذشته معرفی کاندیداهای هیات مدیره و بازرس از طریق فیلم‌های تبلیغاتی صورت گیرد، می‌بایست حداکثر تا یک هفته قبل از برگزاری مجمع فیلم‌های تبلیغاتی جهت بارگذاری در پلتفرم در اختیار کارگزار اجرایی قرار گیرد تا به جهت حجم و فرمت فیلم‌های تبلیغاتی بررسی‌های لازم انجام و ایرادات احتمالی مرتفع گردد. 

تصویر شماره 9 ماژول مربوط به کاربران و تعداد افراد حاضر و نمایش حدنصاب شرکت کنندگان می‌باشد. حد نصاب تعیین شده از سوی فهرست ارسالی توسط سندیکا به کارگزار اجرایی و بعد از تایید اتاق بازرگانی ایران در این ماژول تعیین می‌شود. طبق اعلام کارگزار اجرایی، تشکل‌ها می‌بایست لیست افراد واجد شرایط حضور در مجامع و انتخابات را که به تایید اتاق بازرگانی ایران رسیده است برای کارگزار اجرایی ارسال کنند. مشخصات مورد نیاز جهت ثبت اطلاعات شرکت کنندگان از طریق کارگزار اجرایی اعلام خواهد شد.

بعد از به حدنصاب رسیدن مجمع و با تایید ناظر اتاق ایران، پیغام شروع جلسه بر روی صفحه نمایش داده می‌شود و رئیس جلسه می‌توانند مجمع رو آغاز کنند. ذکر این نکته ضروری است طبق اعلام کارگزار اجرایی امکان اضافه کردن افراد واجد شرایط جهت شرکت در مجمع به تعداد محدود و تا قبل از شروع رسمی جلسه با تایید ناظر اتاق بازرگانی ایران وجود دارد. 



براساس برنامه جلساتی که توسط تشکل در اختیار کارگزار اجرایی قرار داده می‌شود ماژول مربوط به دستور جلسه طراحی خواهد شد و در ادامه برگزاری مجمع، بر اساس اعلام مدیر جلسه، مستندات مربوط به هر یک از دستور جلسه‌ها نمایش داده می‌شود و کاربران ضمن مشاهده مستندات، امکان دانلود کردن هر یک از مستندات را خواهند داشت. (تصویر 10)



همانطور که در تصویر شماره 11 نشان داده شده است در پایین صفحه آبی رنگ 5 آیکون اصلی و 1 آیکون متغیر تعبیه شده و در دسترس کاربران می‌باشد. درصورتی که تصویر در حال پخش یا اسلایدی  توسط خود کاربران از صفحه نمایش بسته شود می‌توان با انتخاب آیکون بازیابی ارائه مجدد ارائه و اسلایدها را مشاهده کرد. 



سایر آیکونها شامل وصل میکروفن، وصل دوربین، ترک جلسه و ضبط جلسه می‌باشد. آیکون مربوط به ضبط جلسه این امکان را ایجاد می‌کند که هر یک از کاربران درصورت تمایل مجمع را ضبط کنند. البته در تمام طول برگزاری جلسه مجمع توسط کارگزار اجرایی ضبط خواهد شد. درصورتی که هر یک از کاربران تمایل به ترک جلسه داشته باشند می‌بایست بر روی آیکون ترک جلسه کلیک کنند تا علاوه بر خروج از سامانه تعداد کاربران حاضر آنلاین تصحیح شود. به دلیل اینکه بیشتر جلسات مجازی به صورت شنیداری برگزار می‌شود نیازی به اتصال دوربین و میکروفن توسط کاربران نخواهد بود. همچنین کاربران جهت مشارکت در مجمع و جهت ارائه پرسش می‌توانند از دو آیکون تعبیه شده در صفحه استفاده کنند. آیکون اجازه گرفتن در پایین صفحه آبی رنگ و همچنین ماژول پیام‌ها و گفتگوی عمومی امکان پرسش و پاسخ را برای کاربران فراهم کرده است.



*سایر ملاحظات:
طبق اعلام کارگزار اجرایی، درصورت برگزاری مجمع به صورت ترکیبی حضوری – مجازی، مسئول هماهنگ کننده سامانه با سندیکا، به همراه ناظر اتاق بازرگانی ایران امکان حضور فیزیکی در محل اتاق بازرگانی ایران را خواهند داشت. 

لیست شرکت‌های واجد شرایط حضور در مجمع و انتخابات سندیکا از طریق سندیکا و با تایید اتاق بازرگانی ایران می بایست حداکثر یک هفته قبل از برگزاری مجمع در اختیار کارگزار اجرایی جهت ثبت و ارسال کد تایید قرار گیرد. شایان ذکر است لیست ارسالی از سوی سندیکا توسط کارگزار اجرایی از طریق استعلام از اتاق بازرگانی ایران راستی آزمایی خواهد شد.

شایان ذکر است در صورتی که  طبق روال سنوات گذشته معرفی کاندیداهای هیات مدیره و بازرس از طریق فیلم‌های تبلیغاتی صورت گیرد، می‌بایست حداکثر تا یک هفته قبل از برگزاری مجمع فیلم‌های تبلیغاتی جهت بارگذاری در پلتفرم در اختیار کارگزار اجرایی قرار گیرد تا به جهت حجم و فرمت فیلم‌های تبلیغاتی بررسی‌های لازم انجام و ایرادات احتمالی مرتفع گردد. 

امکان افزایش تعداد شرکت‌های واجد شرایط حضور در مجمع و شرکت در انتخابات با شرط تایید ناظر اتاق بازرگانی ایران و به تعداد محدود و تا قبل از شروع جلسه وجود خواهد شد.

همچنین امکان کاندیدا شدن اعضا جهت حضور انتخابات هیات مدیره یا بازرس با تایید ناظر اتاق و با شرط دارا بودن مدارک امکان‎پذیر خواهد بود.

جهت مشاهده و دانلود فایل اینجا کلیک کنید.