مرکز پژوهش‌های اتاق ایران با ترجمه گزارشی از شرکت مکنزی با عنوان « طرحی برای دورکاری: آموزه‌هایی برگرفته از چین»، به تشریح مهم‌ترین نکاتی که باید در حین دورکاری مورد توجه قرار گیرد، پرداخته است.
مرکز پژوهش‌های اتاق ایران با ترجمه گزارشی از شرکت مکنزی، نکاتی را که در حین دورکاری در منزل باید مورد توجه کارفرماها و کارکنان یک شرکت قرار گیرد، مورد توجه قرار داده است.
روند کار کردن از خانه در چین به دنبال بحران کووید-19 به شدت اوج گرفته است. چرا که شرکت‌ها به کارکنان خود اعلام کرده اند که در خانه بمانند. تا آخر تعطیلات سال نوی چینی قریب به 200 میلیون نفر به دورکاری پرداخته‌اند. هرچند این تدبیر مزایایی را در بر دارد (مانند جلوگیری از رفت و آمدهای طولانیِ درونشهری)، اما برای بسیاری از کارکنان و شرکت ها چالش برانگیز بوده است.
گروه‌ها یا تمامی واحدهای تجاری که اقدام به دورکاری می‌کنند، ممکن است به سرعت دچار سردرگمی و عدم شفافیت شوند. جدایی کارکنان منجر به بلاتکلیفی آنها در این مورد می‌شود که درباره مسائل بخصوص باید با چه کسانی صحبت کنند و چطور یا چه زمانی سراغ آنها بروند؛ و این موجب ایجاد وقفه و تأخیر می‌شود. به همین دلیل برقراری ساختاری برای تصمیم‌گیری و ارتباطات مؤثر حائز اهمیت است.
بر اساس گزارش مذکور، ایجاد گروه‌های کوچک و چندکارکردی با اهداف مشخص و مشترک باعث می‌شود تمام افراد در مسیر راهبردی یکسانی قدم بردارند. علاوه بر این، تعیین روشی برای ارتباط با کارمندان به اندازه بخشنامه‌هایی که برایشان فرستاده می‌شود مهم است و باید این کار را با اعتماد به نفس، به طور مداوم و با مسئولیت‌پذیری انجام داد.
تعیین یک روال روزمره جدید
در گزارش مکنزی با اشاره به این موضوع که تغییر وضعیت کار به دورکاری می‌تواند باعث از دست رفتن جریان روان کار در اداره شده و ممکن است کارکنان به دلیل برنامه فشرده‌تر تصمیمی غلط بگیرند یا جلسه مجازی مهمی را از دست بدهند، پیشنهاد داده تا شرکت‌ها اصول ماندن و کارکردن در خانه را به کارمندان خود آموزش دهند. چالش‌های الگوی کاری تازه و عدم حضور کارکنان در یک اتاق را می‌توان با ایجاد روندی جدید در جلسات مجازی رفع کرد.
شرکت‌ها هنگام گذر از حالت عادی به این وضعیت جدید باید در نظر داشته باشند که بعضی از کارکنان احتمالاً در خانه با مشکلاتی مواجه‌اند که یکی از آنها نگه‌داری از بچه‌ها در زمان تعطیلی مدارس است و این مشکلات می‌تواند باعث ایجاد حس انزوا و کمبود اعتماد به نفس شود. مدیران کسبوکار باید به این نیازهای تازه احترام گذاشته و برای آن چاره‌ای بیاندیشند.
همدلی نقشی حیاتی در این شرایط مناسب دارد و راهی است برای ایجاد ارتباط، افزایش مشارکت و نیز ایجاد حسی از گردهمایی در نبود تعامل فیزیکی بین کارکنان. افزایش تعاملات اجتماعی میان اعضای گروه، به ویژه ارتباطات تک‌به‌تک از ایجاد حس انزوا و ناامیدی جلوگیری نموده و شرایطی را فراهم می‌کند که افراد بتوانند افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارند.
شرکت مکنزی همچنین ارتباط ضعیف را یکی از دلایل اصلی عدم بازدهیِ دورکاری عنوان کرده و تاکید داشته که روش تعامل کارکنان را باید با بسترها و ابزارهای جدید کاملاً بازتعریف کرد. انجام درست این کار ممکن است سخت باشد و نیاز به آزمون و خطا دارد.
انتخاب بستر مناسب حائز اهمیت است. ویدئو کنفرانس، روشی عالی برای بحث درباره مسائل پیچیده در لحظه و ایجاد حس همبستگی به شمار می‌رود، اما به هماهنگی و تمرکز گروهی نیاز دارد. نرم‌افزارهای مبتنی بر کانال (چت) جهت هماهنگی سریع یا پاسخ به سؤالات ساده مناسب هستند و از ایمیل نیز می‌توان برای ثبت نتایج و ارتباطات رسمی استفاده کرد. ابزارهای مدیریت سفارش نیز برای رسیدگی به وظایف و فرآیند کار مناسب می‌کند.
اتخاذ ذهنیت «آزمون و یادگیری»
آمادگی برای تشخیص خطاها و تغییر سریع آنها، یکی دیگر از آموزه‌هایی است که شرکت مکنزی در تجربه دورکاری به آن اشاره کرده و مورد توجه قرار داده است. بر اساس این آموزه، گروه‌های مدیریتی که مدام در حال یادگیری هستند، فعالانه بهترین رویکردها را شناسایی نموده و سریعاً سازوکارهایی را ترتیب میدهند تا ایده‌ها را با کل سازمان به اشتراک بگذارند، در بلندمدت، موفق‌ترین گروه‌ها خواهند بود.
متن کامل گزارش